Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tämän tietosuojaselosteen kattamien henkilötietojen rekisterinpitäjä on:

Rekisterinpitäjä

Champaion Oy

Y-tunnus

3330255-8

Osoite

Kasarmintie 16 B 64, 90130 Oulu, Suomi

Sähköposti

hello@champaion.com

Verkkosivu

www.champaion.com

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot

Kaikissa tähän tietosuojaselosteeseen ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen hello@champaion.com.

Tietosuojavastaava

Tietosuoja-asioista vastaa yrityksen toimitusjohtaja Heljä Kokko.

Selosteen soveltamisala ja rajaukset

Tämä tietosuojaseloste koskee Champaion Oy:n päätoiminnassa tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä: ChampAIonin verkkosivuston kävijöitä ja yhteydenottajia, uutiskirjelistan ja markkinointiviestinnän vastaanottajia, asiakasrekisteriä sekä asiakaspalveluun yhteyttä ottaneita.

Tämä seloste ei koske seuraavia ChampAIonin tuotteita ja palveluita, joilla on omat erilliset tietosuojaselosteensa:

• www.champaioneducation.com sivusto
• ChampAIon Education työkalu (opetuskäyttöön suunniteltu palvelu)

Edellä mainittujen palveluiden tietosuojaa koskevat ilmoitukset löytyvät kunkin palvelun omilta verkkosivuilta.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Champaion Oy käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin alla mainituilla oikeusperusteilla. Yhdellä rekisteröidyllä voi olla useita rooleja (esim. uutiskirjeen tilaaja ja asiakas), jolloin samaan henkilöön voidaan soveltaa useita käsittelytarkoituksia ja perusteita.

2.1 Uutiskirjelista ja markkinointiviestintä

Käyttötarkoitus

• Uutiskirjeen ja muun markkinointiviestinnän lähettäminen tilaajille
• Tiedottaminen ChampAIonin koulutuksista, tapahtumista, tarjouksista ja sisällöistä
• Viestinnän kohdentaminen ja mittaaminen (esim. avaus- ja klikkaustilastot)

Oikeusperusta

Suostumus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6(1)(a)).

Rekisteröity antaa suostumuksensa uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä. Suostumus voidaan milloin tahansa peruuttaa uutiskirjeen jokaisessa viestissä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä ChampAIoniin.

Uutiskirjeen lähetyksessä voidaan käyttää segmentointia (esim. kiinnostuksen kohteen tai liiketoiminta-alueen perusteella) viestien kohdentamiseksi. Tarkemmat tiedot segmentoinnista on kuvattu kohdassa 8.2.

2.2 Asiakkaat ja asiakassuhteen hoito

Käyttötarkoitus

• Sopimusten valmistelu, solmiminen ja täytäntöönpano
• Palveluiden tuottaminen (koulutukset, konsultointi, tekoälypalveluiden rakentaminen ja niihin liittyvät tehtävät)
• Asiakasviestintä ja tiedotus palveluihin liittyvissä asioissa
• Laskutus ja maksusuoritusten käsittely
• Kirjanpito ja taloushallinto
• Reklamaatioiden ja kiistatilanteiden hoito

Oikeusperusta

• Sopimus (artikla 6(1)(b)): käsittely on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltäviin toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnöstä.
• Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)): kirjanpitolain (1336/1997) ja muiden taloushallintoa koskevien lakien mukaiset velvoitteet (esim. kuittien ja laskujen säilytysvelvollisuus).

2.3 Asiakaspalvelu ja yhteydenotot (mm. Zendesk-tiketit)

Käyttötarkoitus

• Asiakkaiden ja prospektien yhteydenottoihin vastaaminen
• Asiakaspalvelu- ja tukipyyntöjen käsittely ja seuranta
• Aiempien yhteydenottohistoriaan perustuva palvelun jatkuvuus

Oikeusperusta

• Sopimus (artikla 6(1)(b)): asiakkaille palvelutuki on osa asiakassuhdetta ja sopimuksen täyttämistä.
• Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)): prospektien ja muiden ei-asiakassuhteessa olevien yhteydenottoihin vastaaminen on ChampAIonin oikeutettu liiketoiminnallinen etu. Tasapainotestissä on todettu, että rekisteröidyn oikeudet eivät syrjäytä tätä etua, koska käsittely on rajattua, odotettavissa olevaa ja rekisteröity on itse ottanut yhteyttä.

Saapuvien asiakaspalveluviestien luokittelussa ja priorisoinnissa käytetään automaattista, tekoälyavusteista käsittelyä. Tarkemmat tiedot tästä toiminnosta on kuvattu kohdassa 8.3.

2.4 Verkkosivuston käyttö ja tekninen data

Käyttötarkoitus

• Verkkosivuston toiminta ja tietoturva
• Käytön analysointi ja tilastointi (esim. kävijämäärät, suosituin sisältö)
• Sivuston kehittäminen ja käyttökokemuksen parantaminen

Oikeusperusta

Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)): verkkosivuston ylläpito, kehittäminen ja tietoturva ovat ChampAIonin oikeutettuja liiketoiminnallisia etuja.

ChampAIon on suorittanut tasapainotestin (Legitimate Interests Assessment, LIA), jossa on arvioitu rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien syrjäyttäminen suhteessa tähän etuun. Testin johtopäätös on, että käsittely on oikeasuhteista, läpinäkyvää ja rekisteröityjen kohtuullisten odotusten mukaista. Tasapainotesti on dokumentoituna saatavilla pyynnöstä.

Suostumus (artikla 6(1)(a)): sellaisten evästeiden ja seurantatekniikoiden osalta, jotka eivät ole välttämättömiä sivuston toiminnalle. Evästeet ja niiden valinnat on kuvattu tämän selosteen kohdassa 11, ja valintoja voi muuttaa milloin tahansa sivuston alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä.

2.5 Markkinointi olemassa oleville asiakkaille

Käyttötarkoitus

• Tiedottaminen ChampAIonin uusista palveluista, jotka liittyvät asiakkaan aikaisempiin hankintoihin

Oikeusperusta

Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)) yhdessä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 24 luvun 200 § kanssa, joka sallii suoramarkkinoinnin olemassa olevalle asiakkaalle samankaltaisten tuotteiden ja palveluiden osalta. Asiakas voi vastustaa tätä käsittelyä milloin tahansa.

Tasapainotesti on suoritettu ja dokumentoitu. Testin johtopäätöksen mukaan suoramarkkinointi olemassa oleville asiakkaille on rekisteröidyn kohtuullisten odotusten mukaista, koska heillä on jo asiakassuhde ChampAIonin kanssa ja markkinointi liittyy samankaltaisiin palveluihin. Rekisteröidylle on tarjottu vaivaton tapa peruuttaa markkinointi milloin tahansa.

2.6 Liidipisteytys ja myynnin priorisointi

Käyttötarkoitus

• Liidien (potentiaalisten asiakkaiden) priorisointi myyntityön kohdentamiseksi
• Aktiivisuuden ja kiinnostuksen tunnistaminen markkinointi- ja viestintätoimien apuna

Oikeusperusta

Oikeutettu etu (artikla 6(1)(f)): tehokas myynnin kohdentaminen on ChampAIonin oikeutettu liiketoiminnallinen etu. Tasapainotesti on suoritettu ja dokumentoitu. Tarkemmat tiedot pisteytyksen logiikasta, merkityksestä ja seurauksista rekisteröidylle on kuvattu kohdassa 8.1.

2.7 Tapahtumat ja lipunmyynti

Kun ostat lipun ChampAIonin tapahtumaan, käsittelemme nimeäsi, sähköpostiosoitettasi, tilauksen tietoja ja niitä allergia- ja erityisruokavaliotietoja, jotka itse ilmoitat. Tietoja tarvitaan lipun toimittamiseen, tilauksen laskuttamiseen ja illan tarjoilun järjestämiseen.

Oikeusperusteet:

• Sopimuksen täytäntöönpano (artikla 6(1)(b)): lipun toimittaminen ja osallistumisen järjestäminen.
• Lakisääteinen velvoite (artikla 6(1)(c)): kirjanpitolain mukainen velvollisuus säilyttää maksu- ja kuittitiedot.
• Nimenomainen suostumus (artikla 9(2)(a)): allergia- ja erityisruokavaliotiedot, jotka ostaja ilmoittaa itse.
• Suostumus (artikla 6(1)(a)): tapahtumassa otettujen valokuvien käyttö ChampAIonin ja tapahtuman markkinoinnissa. Suostumus annetaan tilauslomakkeella, ja sen voi perua ilmoittamalla osoitteeseen hello@champaion.com.

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät

Käsiteltävät henkilötiedot vaihtelevat sen mukaan, missä roolissa rekisteröity on (uutiskirjeen tilaaja, asiakas, asiakaspalvelun yhteydenottaja, verkkosivuston kävijä).

3.1 Uutiskirjelistan tilaajat

• Sähköpostiosoite
• Nimi (jos annettu)
• Yritys ja rooli (jos annettu)
• Tilauksen ajankohta ja lähde
• Viestien avaukset ja klikkaukset (analytiikkadata)
• Suostumuksen kirjautumistiedot ja IP-osoite tilaushetkellä

3.2 Asiakkaat ja heidän edustajansa

• Nimi
• Yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
• Yrityksen nimi, Y-tunnus, asema yrityksessä
• Laskutus- ja toimitustiedot
• Tilauksen, sopimuksen ja palvelun tiedot
• Yhteydenpitohistoria ja kommunikointitiedot
• Maksu- ja laskutushistoria
• Mahdolliset palveluun liittyvät erityispyynnöt tai tarpeet

3.3 Asiakaspalvelun yhteydenottajat (Zendesk-tiketit)

• Nimi ja sähköpostiosoite
• Mahdollinen yritys tai organisaatio
• Yhteydenoton sisältö ja siihen liittyvät liitteet
• Tiketin tila, käsittelyhistoria ja vastausviestit
• Tekninen data (IP, käyttäjäagentti) jos rekisteröity käyttää tukiportaalia

3.4 Verkkosivuston kävijät

• IP-osoite
• Selain- ja laitetiedot (käyttäjäagentti, kieli, laite)
• Sivuston käyttötiedot (vieraillut sivut, ajat, viittaava sivu)
• Evästeillä kerätyt tiedot (ks. kohta 11)

3.5 Käyttötiedot ja vuorovaikutushistoria

Yllä mainittujen rooleittain eriteltyjen tietojen lisäksi ChampAIon kerää ja tallentaa seuraavanlaista käyttäytymis- ja vuorovaikutushistoriaa:

• Sähköpostiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustiedot
• Verkkosivuston ja sisältöjen käyttötiedot (vieraillut sivut, kesto, viittaava sivu)
• Materiaalin tilaus-, lataus- ja katselutiedot
• Webinaarien, koulutusten ja tapahtumien osallistumis- ja vuorovaikutustiedot

3.6 Johdetut tiedot

Käyttötietojen ja vuorovaikutushistorian perusteella ChampAIon saattaa tehdä päätelmiä rekisteröidystä, mm.:

• Kiinnostuksen kohteet ja segmentointi
• Liidipisteet (käytön aktiivisuutta ja kiinnostusta kuvaava pisteytys)
• Sisältö- ja palvelusuositukset käyttäjälle

Erityisten henkilötietoryhmien käsittely

ChampAIon ei tarkoituksellisesti kerää tai käsittele tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä (mm. terveys-, etnisyys-, uskonto- tai poliittisia tietoja) tämän selosteen mukaisten käsittelytarkoitusten yhteydessä.

Poikkeuksena ovat tapahtumailmoittautumiset. Lipun ostaja voi halutessaan kertoa allergiansa ja erityisruokavalionsa, jotta ravintola osaa valmistaa hänelle sopivan annoksen. Tieto voi paljastaa terveyteen liittyviä seikkoja, joten se kerätään vain rekisteröidyn omasta ilmoituksesta ja nimenomaisella suostumuksella (artikla 9(2)(a)). Tieto luovutetaan tapahtumapaikan ravintolalle, eikä sitä käytetä mihinkään muuhun. Kentän voi jättää tyhjäksi, eikä se vaikuta lipun ostamiseen.

4. Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään pääosin rekisteröidyltä itseltään:

• Rekisteröity täyttää yhteydenotto- tai tilauslomakkeen verkkosivustolla
• Rekisteröity tilaa uutiskirjeen
• Rekisteröity tekee tilauksen tai solmii sopimuksen ChampAIonin kanssa
• Rekisteröity ottaa yhteyttä sähköpostilla, puhelimella tai Zendesk-tukiportaalin kautta
• Rekisteröity osallistuu ChampAIonin tapahtumaan tai koulutukseen
• Verkkosivuston tekniset järjestelmät keräävät automaattisesti teknisiä käyttötietoja

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä:

• Julkisista yritystietolähteistä (PRH:n Kaupparekisteri, YTJ, LinkedIn) liidihankinnan yhteydessä
• Yhteistyökumppaneilta tai jälleenmyyjiltä, jos heillä on rekisteröidyn suostumus tai muu oikeusperusta tietojen luovuttamiseen

5. Henkilötietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi tai laki edellyttää.

Uutiskirjelistan tilaajat

Kunnes tilaaja peruu tilauksen, tai 24 kuukautta passiivisuudesta (ei ole avannut viestiä), minkä jälkeen tiedot poistetaan.

Asiakastiedot

Asiakassuhteen voimassaolon ajan ja sen päättymisen jälkeen niin kauan kuin laki edellyttää (mm. kirjanpitolaki 10 vuotta tilikauden päättymisestä, kuluttajansuojalain mukaiset reklamaatioajat).

Laskutustiedot ja kirjanpitomateriaali

10 vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki 1336/1997 2 luku 10 §).

Asiakaspalvelutiketit (Zendesk)

5 vuotta yhteydenoton päättymisestä, jollei tikettiin liity pidempää säilytystarvetta (esim. reklamaatio tai sopimuserimielisyys).

Verkkosivuston lokitiedot

Pääsääntöisesti 12 kuukautta, ellei tietoturvallisuussyistä pidempää säilytystä tarvita.

Markkinointianalytiikka

26 kuukautta yksilöityjen tunnisteiden osalta.

Suostumuksen kirjautumistiedot

Niin kauan kuin suostumus on voimassa, sekä 3 vuotta sen jälkeen näyttöä varten.

Tapahtumailmoittautumiset

Tapahtuman ajan ja kolme kuukautta sen jälkeen, minkä jälkeen allergia- ja erityisruokavaliotiedot poistetaan. Maksu- ja kuittitiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämät 10 vuotta.

Liidihankintatiedot ilman rekisteröidyn yhteydenottoa

12 kuukautta, jollei rekisteröidyn kanssa solmita asiakassuhdetta.

Säilytysaikojen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti.

6. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

ChampAIon käyttää henkilötietojen käsittelyssä apuna seuraavia ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka toimivat ChampAIonin lukuun käsittelijöinä (tietojenkäsittelysopimus Art. 28 mukaisesti).

Muut rekisterinpitäjät, joille tietoja luovutetaan

Seuraavat tahot eivät toimi ChampAIonin käsittelijöinä vaan itsenäisinä rekisterinpitäjinä omiin lakisääteisiin velvoitteisiinsa. Näiden kanssa ei solmita DPA-sopimusta.

• Inope Oy (kirjanpitopalvelu) — vastaanottaa tositetiedot lakisääteistä kirjanpitoa varten. Sijainti Suomi. Inope Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä omiin lakisääteisiin velvoitteisiinsa (kirjanpitolaki, verolait, AML). Luovutuksen oikeusperuste: GDPR Art. 6(1)(c) lakisääteinen velvoite.
• Stripe Payments Europe Limited — käsittelijän roolin lisäksi toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä mm. petostentorjunnassa, AML-velvoitteissa ja viranomaisraportoinnissa.

Käsittelijöiden valvonta

ChampAIon solmii jokaisen käsittelijän kanssa tietojenkäsittelysopimuksen (DPA), joka täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan vaatimukset. Käsittelijät ovat sitoutuneet käsittelemään henkilötietoja vain ChampAIonin antamien dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti ja toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojatoimet.

Tietojen luovutus muille tahoille

ChampAIon ei myy, vuokraa eikä muutoin luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan luovuttaa:

• Viranomaisille lain edellyttäessä
• Tilintarkastajalle ja kirjanpitäjälle lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi
• Oikeudellisille neuvonantajille riitatilanteissa
• Yritysjärjestelyjen yhteydessä (sulautuminen, liiketoiminnan luovutus). Tällöin rekisteröidylle ilmoitetaan etukäteen.

7. Henkilötietojen siirrot EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Osa ChampAIonin käyttämistä käsittelijöistä on sijoittautunut EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle (pääasiassa Yhdysvaltoihin) tai voi siirtää tietoja sinne palveluiden tuottamiseksi. Tällaisissa siirroissa ChampAIon varmistaa asianmukaiset suojatoimet yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti.

7.1 Siirtomekanismit

Data Privacy Framework (DPF)

Yhdysvaltoihin tehtävät siirrot toteutetaan ensisijaisesti EU USA Data Privacy Framework kehyksen alaisuudessa silloin, kun käsittelijä on sertifioitu kehykseen. Tällöin Yhdysvaltojen tason katsotaan vastaavan EU:n tietosuojan tasoa.

Vakiosopimuslausekkeet (SCC)

Siirrot, joita DPF ei kata, perustuvat Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin (Euroopan komission täytäntöönpanopäätös 2021/914). Vakiosopimuslausekkeet ovat osa ChampAIonin ja käsittelijän välistä sopimusta.

Iso-Britannia ja Sveitsi

Siirrot Iso-Britanniaan ovat sallittuja Euroopan komission Iso-Britanniaa koskevan riittävyyspäätöksen nojalla. Sveitsiä koskee vastaava päätös. Lisäksi käytössä ovat UK-lisäys (IDTA) ja Sveitsi-lisäys (Swiss Amendments) tarvittaessa.

7.2 Käsittelijöiden sijainnit ja siirtomekanismit

Tarkemmat tiedot kunkin käsittelijän sijainnista ja siirtomekanismista on listattu kohdassa 6 (Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät).

7.3 Lisäkysymykset ja kopio siirtomekanismista

Rekisteröity voi pyytää kopion käytetystä siirtomekanismista (esim. vakiosopimuslausekkeista) ottamalla yhteyttä osoitteeseen hello@champaion.com.

7.4 Erityishuomioita siirroista Yhdysvaltoihin (tekoälypalvelut ja verkkokoulutusalustat)

ChampAIonin käyttämistä palveluista erityisesti tekoälypalvelut (esim. OpenAI ja ChatGPT), automaatiotyökalut (esim. Zapier) sekä CRM-järjestelmä (Notion) siirtävät osana palvelun tuottamista henkilötietoja Yhdysvaltoihin. Näissä siirroissa ensisijaisena siirtomekanismina on EU USA Data Privacy Framework (DPF) niiden palveluntarjoajien osalta, jotka ovat siihen sertifioituneet. Mikäli DPF mitätöityy tai palveluntarjoaja ei ole sertifioitu, sovelletaan Euroopan komission vakiosopimuslausekkeita (SCC).

Mikäli ChampAIon järjestää verkkokoulutuksia kolmansien osapuolten alustoilla (esim. Zoom, Teams, webinaaripalvelut), alustojen teknisessä alikäsittelyssä tietoja saattaa siirtyä Yhdysvaltoihin tai muuhun kolmanteen maahan. Myös näissä siirroissa noudatetaan riittävyyspäätökseen tai SCC:hen perustuvia suojatoimia.

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

ChampAIon ei tee rekisteröidystä yleisen tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja, pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai jotka muutoin vaikuttaisivat merkittävästi rekisteröityyn.

Tästä huolimatta ChampAIon käyttää eräitä yleisen tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 4 alakohdassa tarkoitettuja profilointitoimintoja, joista kerrotaan alla. Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa henkilötietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilön ominaisuuksia, kiinnostuksen kohteita tai käyttäytymistä.

8.1 Liidipisteytys

ChampAIon käyttää sääntöpohjaista liidipisteytystä myyntityön kohdentamiseksi. Käytetyt tiedot ovat kohdassa 3.5 mainittu vuorovaikutushistoria (sähköpostien avaukset ja klikkaukset, verkkosivuston käyttö, materiaalin lataukset, webinaariosallistumiset). Logiikka perustuu ennalta määriteltyihin sääntöihin: eri toimet tuottavat tietyn pistemäärän, ja kokonaispistemäärä kertyy aktiivisuuden mukaan. Pisteytys ei perustu tekoälyyn eikä koneoppimiseen.

Pistemäärä toimii ChampAIonin myyjille apuna yhteydenottojen priorisoinnissa: korkeampi pistemäärä voi johtaa nopeampaan tai aktiivisempaan myyntiyhteydenottoon. Pistemäärä ei kuitenkaan automaattisesti laukaise yhteydenottoa eikä määritä asiakassuhteen ehtoja, tarjousten sisältöä tai palvelun laatua. Kaikki päätökset tekee ihminen. Oikeusperusta on oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) ja tasapainotesti on suoritettu. Rekisteröity voi vastustaa pisteytystä milloin tahansa ottamalla yhteyttä ChampAIoniin tai peruuttamalla uutiskirjeen tilauksen.

8.2 Uutiskirjetilaajien kategorisointi

ChampAIon käyttää uutiskirjelistan segmentointia viestien kohdentamiseksi tilaajan ammatillisen kontekstin ja kiinnostuksen kohteiden mukaan. Käytetyt tiedot ovat tilauslomakkeessa annetut tiedot (esim. ammatti, toimiala) sekä havaittu vuorovaikutushistoria (esim. mihin tilaaja klikkaa, mistä sisällöistä on osoittanut kiinnostusta). Logiikka: tilaajat luokitellaan segmentteihin kuten verkkokauppiaat, palveluntarjoajat, freelancerit ja yritysjohtajat.

Tilaaja saa kohdennetumpaa sisältöä, joka todennäköisemmin vastaa hänen ammatillista kontekstiaan. Yksittäisiä viestejä saatetaan lähettää vain tietyille segmenteille. Oikeusperusta on suostumus (Art. 6(1)(a)). Tilaaja antaa suostumuksensa uutiskirjeen tilauksen yhteydessä. Tilaaja voi peruuttaa tilauksen ja siten myös segmentoinnin milloin tahansa uutiskirjeen jokaisen viestin peruutuslinkin kautta.

8.3 Asiakaspalvelusähköpostien priorisointi ja luokittelu

ChampAIon luokittelee saapuvia asiakaspalveluviestejä automaattisesti aihealueen (esim. tekninen ongelma, laskutus, myyntikysymys) ja kiireellisyyden mukaan, jotta viestit voidaan ohjata oikealle vastaanottajalle ja käsitellä tarkoituksenmukaisessa järjestyksessä. Käytetyt tiedot ovat saapuvan viestin sisältö, lähettäjän tiedot ja mahdollinen asiakassuhdetilanne. Logiikka perustuu saapuvan viestin sisällön analyysiin.

Vasteaika voi vaihdella luokittelun mukaan: kiireellisemmäksi luokitellut viestit pyritään käsittelemään ensisijaisesti. Luokittelu ei vaikuta itse vastauksen sisältöön tai palvelun laatuun, ainoastaan käsittelyjärjestykseen. Oikeusperusta on sopimus (Art. 6(1)(b)) asiakkaille ja oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) muille yhteydenottajille. Rekisteröity voi pyytää manuaalista käsittelyä ilman automaattista luokittelua erikseen yhteydenotossaan.

8.4 Tekoälypalveluiden käyttö sisällöntuotannossa

Tekoälypalveluita (kuten ChatGPT) käytetään sisällön tuottamisen, asiakaspalvelun ja sisäisten työkalujen apuna. Tekoälyn tuottamat ehdotukset käydään aina ihmistarkastuksen läpi ennen niiden hyödyntämistä asiakaskommunikoinnissa tai päätöksenteossa.

Uutiskirjeiden lähetyksessä voidaan käyttää yksinkertaista segmentointia (esim. kiinnostuksen kohteen tai liiketoiminta-alueen perusteella), mutta tämä ei muodosta artiklan 22 mukaista profilointia.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen luvun III mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeudet voivat olla rajoitettuja tilanteissa, joissa lain mukainen säilytysvelvoite tai muu lailliset peruste estää oikeuden toteuttamisen täysimääräisesti.

Oikeus saada tietoa käsittelystä (artiklat 13 14)

Tämä tietosuojaseloste toimii ilmoituksena käsittelystä. Lisätietoja voi pyytää milloin tahansa ChampAIonin yhteystiedon kautta.

Oikeus saada pääsy omiin tietoihin (artikla 15)

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tai puutteelliset tiedot oikaistuiksi tai täydennetyiksi.

Oikeus tietojen poistamiseen (artikla 17)

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuiksi, kun käsittelyn peruste päättyy eikä muuta oikeusperustetta ole, kun rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, tai laissa määritellyissä muissa tilanteissa. Lakisääteinen säilytysvelvollisuus (mm. kirjanpitolaki) voi rajoittaa tätä oikeutta.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Rekisteröity voi pyytää käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tietojen oikeellisuuden selvittämisen ajaksi.

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat, suostumukseen tai sopimukseen perustuvat sähköisesti annetut tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus vastustaa käsittelyä (artikla 21)

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä omaan erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia rekisteröity voi vastustaa milloin tahansa ilman perustetta, jolloin tietoja ei enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus peruuttaa suostumus (artikla 7(3))

Mikäli käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröity voi peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen. Uutiskirjeen tilauksen voi perua jokaisen viestin lopussa olevan linkin kautta.

Oikeuksien käyttö

Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä osoitteeseen hello@champaion.com. ChampAIon vastaa pyyntöön kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen tai pyyntöjä on useita, vastausaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella, mistä ilmoitetaan rekisteröidylle.

ChampAIon voi pyytää rekisteröidyltä lisätietoa hänen henkilöllisyytensä varmistamiseksi ennen pyynnön käsittelyä.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Edellä lueteltujen oikeuksien lisäksi rekisteröidyllä on:

• Oikeus kieltää henkilötietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten
• Oikeus vaatia henkilötietojensa anonymisointia tilanteissa, joissa anonymisointi on teknisesti mahdollista ja muut säilytysperusteet päättyvät
• Oikeus tulla unohdetuksi GDPR Art. 17 mukaisesti, kun käsittelyn peruste päättyy eikä mikään muu peruste oikeuta käsittelyn jatkamista

10. Henkilötietojen suojaaminen

ChampAIon suojaa henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan edellyttämällä tavalla.

Tekniset suojatoimet

• Tietojen salaus kuljetuksessa (TLS) ja levossa käytettyjen palvelujen tukemissa kohteissa
• Vahva tunnistautuminen (monivaiheinen tunnistautuminen kriittisissä järjestelmissä)
• Roolipohjainen pääsynhallinta (henkilöstöllä on pääsy vain niihin tietoihin, joita työtehtävät edellyttävät)
• Säännönmukainen varmuuskopiointi
• Tietoturvapäivitysten hallinta
• Käytön lokitus käytettävissä järjestelmissä

Organisatoriset suojatoimet

• Henkilöstön koulutus tietosuojassa ja tietoturvassa
• Salassapitovelvoitteet työsopimuksissa ja kumppanisopimuksissa
• Käsittelijöiden valinta huolellisesti ja sopimusvelvoitteet (DPA)
• Sisäiset menettelyt tietoturvaloukkausten varalle
• Tietosuojan tarkistus säännöllisesti

Manuaalisen aineiston suojaus

Manuaalinen henkilötietojen käsittely on ChampAIonissa minimoitu. Mahdolliset paperitulosteet, käsin tehdyt muistiinpanot tapahtumissa ja koulutustilaisuuksissa sekä muu fyysinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja tuhotaan turvallisesti (esim. silppuamalla), kun niitä ei enää tarvita. Vain valtuutetut henkilöt käsittelevät manuaalista aineistoa, ja heitä koskee salassapitovelvollisuus.

Tietoturvaloukkaukset

Mahdollisesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan Tietosuojavaltuutetun toimistolle 72 tunnin kuluessa tietoonsaannista, ja rekisteröidylle ilman aiheetonta viivettä, jos loukkaus voi aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille.

12. Tämän selosteen muutokset

Tämä tietosuojaseloste voi muuttua palveluidemme kehittyessä, lainsäädännön muuttuessa tai uuden käsittelijän käyttöönoton yhteydessä. Päivitetty versio julkaistaan aina tällä sivulla, ja viimeksi päivitetty -päivämäärä muutetaan.

Olennaisista muutoksista — kuten uusista käsittelytarkoituksista, uusista käsittelijöistä tai oikeusperustan muutoksista — ilmoitamme rekisteröidyille suoraan ennen muutoksen voimaantuloa. Ilmoitustapa on suhteessa muutoksen merkitykseen: aktiivisina kanavina käytämme tilanteen mukaan sähköpostia, verkkosivulla näkyvää ilmoitusta tai muuta käytettävissä olevaa kanavaa.

Vähäisemmistä muutoksista (esim. sanamuotojen tarkennukset, yhteystietojen päivitykset, rakenteen muutokset) ei lähetetä erillistä ilmoitusta — päivitys näkyy tällä sivulla ja päivämäärämerkinnässä.

Suosittelemme, että tarkistat selosteen säännöllisin väliajoin nähdäksesi mahdolliset muutokset.

13. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa

Tähän tietosuojaselosteeseen ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä:

Rekisterinpitäjä

Champaion Oy

Yhteyshenkilö

Heljä Kokko, toimitusjohtaja

Sähköposti

hello@champaion.com

Postiosoite

Kasarmintie 16 B 64, 90130 Oulu

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole yleisen tietosuoja-asetuksen mukaista, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 77).

Suomen valvontaviranomainen

Viranomainen

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Postiosoite

PL 800, 00531 Helsinki

Käyntiosoite

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Puhelin

029 566 6700

Sähköposti

tietosuoja@om.fi

Verkkosivut

tietosuoja.fi

Rekisteröity voi myös tehdä valituksen oman asuinmaansa valvontaviranomaiselle.